Onboarding in der Zeitarbeit: So gelingt die Einarbeitung von Pflegefachkräften
Die erste Schicht im neuen Haus, ein unbekanntes Team, andere Abläufe – für viele unserer Pflegekräfte ist der Start im Einsatz zunächst ein Sprung ins kalte Wasser.
Gerade beim Onboarding in der Zeitarbeit bleibt oft nur wenig Zeit für eine strukturierte Einarbeitung.
Eine gute Einarbeitung in der Pflege hilft dabei, Fehler zu vermeiden, Stress zu reduzieren und Pflegefachkräfte schneller arbeitsfähig zu machen.
Studien zeigen zudem, dass strukturierte Einarbeitungsprogramme die Anpassung neuer Pflegekräfte verbessern und die Patientensicherheit erhöhen (Muñoz et al., 2025).
In diesem Artikel zeigen wir:
- warum ein strukturiertes Onboarding für Zeitarbeitskräfte in der Pflege so wichtig ist
- welche organisatorischen Punkte Einrichtungen vor dem ersten Dienst klären sollten
- und wie Pflegekräfte selbst zu einem gelungenen Start im neuen Team beitragen können.
Warum gutes Onboarding bei Zeitarbeitskräften besonders wichtig ist
Der Pflegealltag ist komplex und stark reguliert. Dokumentationspflichten, Medikamentenprozesse, technische Systeme und interne Abläufe unterscheiden sich von Einrichtung zu Einrichtung. Neue Mitarbeitende müssen ein schnelles Verständnis mitbringen, um sicher arbeiten zu können.
Während festangestellte Pflegekräfte häufig mehrere Tage oder Wochen Einarbeitung erhalten, müssen Zeitarbeitskräfte oft bereits nach kurzer Zeit einsatzbereit sein.
Ohne eine klare Einweisung kann das zu verschiedenen Problemen führen:
- Unsicherheit bei der Dokumentation oder Medikamentengabe
- Zeitverlust durch fehlende Zugänge oder Informationen
- Missverständnisse im Team
- Zusätzliche Belastung für Stammmitarbeitende
Ein strukturiertes Onboarding hilft dagegen, Zeitarbeitskräfte schneller zu integrieren und typische Startschwierigkeiten zu vermeiden. Gleichzeitig stärkt es die Zusammenarbeit im Team und sorg dafür, dass neue Kolleg:innen ihre Erfahrungen möglichst schnell einbringen können. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wird eine gute Integration neuer Mitarbeitender immer wichtiger, auch bei temporären Einsätzen.
Vorbereitung durch die Einrichtung: Das sollte bereitstehen:
Damit Zeitarbeitskräfte schnell arbeitsfähig sind und das Team effektiv unterstützen können, sollten Einrichtungen den ersten Einsatz möglichst gut vorbereiten. Die wichtigsten organisatorischen Maßnahmen reichen schon, um Unsicherheiten zu vermeiden und den Einstieg deutlich zu erleichtern.
Die folgenden Punkte zeigen, was sich in der Praxis besonders bewährt hat.
1. Ansprechpartner:in festlegen
Neue Pflegekräfte brauchen eine klare Orientierung. Besonders am ersten Arbeitstag ist es wichtig zu wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können. Idealerweise wird eine feste Kontaktperson benannt, zum Beispiel:
- die Schichtleitung
- die Stationsleitung
- eine erfahrene Pflegefachkraft auf der Station als Mentor:in in den ersten Wochen
Diese Person übernimmt eine kurze Einweisung, erklärt wichtige Abläufe und steht für Rückfragen zur Verfügung. Eine klare Ansprechperson verbessern die Qualität der Einarbeitung und erleichtern die Integration in das Team.
2. Wichtige Informationen vorbereiten
Die wichtigsten Informationen sollten leicht zugänglich sein.
Hilfreich sind zum Beispiel kurze Übersichten zu:
- Stationsstruktur und Zuständigkeiten
- Pflegekonzepten und Standards
- Dokumentationsabläufen
- Notfallnummern und wichtige Kontakten
- Dienstwege und (interne) Kommunikationsregeln
Gesammelt in Stationsmappen oder in einem kurzen Einarbeitungsleitfaden können diese Informationen neuen Mitarbeitenden die Orientierung deutlich erleichtern.
3. Zugänge und Arbeitsmittel bereitstellen
Fehlende Zugänge kosten im Arbeitsalltag wertvolle Zeit. Deshalb sollten alle notwendigen Arbeitsmittel möglichst schon vor dem ersten Dienst vorbereitet werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- Schlüssel oder Transponder
- Zugang zu den Softwares oder zum Dokumentationssystem
- Telefonnummernlisten oder Diensttelefone
- Informationen zu Umkleiden oder Spinden
- Zugang zu Medikamentenräumen
4. Kurze Stationsführung einplanen
Auch eine kurze Orientierung auf der Station kann viel Unsicherheit vermeiden. Ein Rundgang durch die Station hilft neuen Pflegekräften, sich schneller zurechtzufinden. Dabei sollten wichtige Bereiche wie der Medikamentenraum, das Materiallager, der Notfallwagen, das Dienstzimmer sowie Pausenräume gezeigt werden. So wissen neue Mitarbeitende direkt, wo sie wichtige Materialien finden und wie die Station organisiert ist.
Die wichtigsten Schritte lassen sich gut in einer kompakten Onboarding-Checkliste zusammenfassen. Sie hilft Einrichtungen dabei, den Start für Zeitarbeitskräfte strukturiert vorzubereiten und sicherzustellen, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden.
Onboarding-Checkliste für Zeitarbeitskräfte in der Pflege
Organisation
✔ Ansprechperson benannt
✔ Dienstplan und Zuständigkeiten erklärt
✔ Stationsstruktur erläutert
Zugänge
✔ Zugang zum Dokumentationssystem eingerichtet
✔ Schlüssel oder Transponder bereitgestellt
✔ WLAN- oder Telefonzugang erklärt
Arbeitsabläufe
✔ Dokumentationsregeln erläutert
✔ Übergabestruktur erklärt
✔ Medikamentenprozesse vorgestellt
Orientierung
✔ kurze Stationsführung durchgeführt
✔ Materiallager gezeigt
✔ Notfallwege erklärt
Teamintegration
✔ kurze Vorstellung im Team
✔ Ansprechperson für Rückfragen benannt
✔ Feedback nach der ersten Schicht eingeholt
Tipps für Zeitarbeitskräfte: So gelingt der Start im neuen Einsatz
Auch Pflegekräfte selbst können viel dazu beitragen, den Einstieg in ein neues Team zu erleichtern. Mit ein paar einfachen Maßnahmen lassen sich Unsicherheiten reduzieren und die Zusammenarbeit von Anfang an positiv gestalten.
1. Informieren Sie sich rechtzeitig
Vor dem ersten Einsatz lohnt es sich, einige wichtige Fragen zu klären. Dazu gehören zum Beispiel:
- Fachbereich der Station
- Verwendetes Dokumentationssystem
- Dienstzeiten und Übergabestruktur
- Ansprechpersonen vor Ort
So fällt es leichter, sich am ersten Arbeitstag schneller zu orientieren.
2. Offene Fragen direkt ansprechen
Niemand erwartet, das Sie direkt am ersten Tag alle Abläufe kennen.
Gerade am Anfang ist es völlig in Ordnung, Fragen zu stellen. Hilfreich können zum Beispiel folgende Fragen sein:
- Wie läuft die Dokumentation auf dieser Station?
- Wo finde ich wichtige Medikamente oder Materialien?
- Gibt es besondere Abläufe oder Regeln im Team?
Eine offene Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und sorgt für mehr Sicherheit im Arbeitsalltag aber auch für die Patienten.
3. Eigene Erfahrungen einbringen
Zeitarbeitskräfte bringen durch ihre Arbeit in unterschiedlichen Einrichtungen vielfältige Erfahrungen und Perspektiven mit, die auch für Teams vor Ort eine Bereicherung sein können.
Gleichzeitig ist es wichtig, zunächst die Abläufe der neuen Einrichtung kennenzulernen und sich in bestehende Strukturen einzufügen.
Fazit: Gute Vorbereitung spart Stress im Pflegealltag
Ein strukturierter Start ist entscheidend, damit Zeitarbeitskräfte schnell, sicher und eigenständig arbeiten können. Wenn Einrichtungen klare Ansprechpartner:innen, transparente Abläufe und eine kurze Orientierung bereitstellen, profitieren alles Beteiligen.
Pflegekräfte fühlen sich schneller im Team integriert, die Zusammenarbeit funktioniert reibungsloser und die Versorgung von Patient:innen bleibt auf einem hohen Niveau.
Ein gutes Onboarding ist daher kein zusätzlicher Aufwand, sondern eine Investition in einen stabilen und gut organisierten Pflegealltag.
Häufige Fragen (FAQ)
Auch bei kurzen Einsätzen müssen Pflegekräfte schnell verstehen, wie die Abläufe in einer Einrichtung funktionieren. Ein strukturiertes Onboarding hilft dabei, Fehler zu vermeiden, die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern und die Patientensicherheit zu gewährleisten.
Wichtige Punkte sind zum Beispiel eine feste Ansprechperson, Zugang zum Dokumentationssystem, Schlüssel oder Transponder, Informationen zu Abläufen sowie eine kurze Stationsführung. Eine kompakte Onboarding-Checkliste kann helfen, den Start für neue Mitarbeitende strukturiert vorzubereiten.
Eine Checkliste unterstützt Einrichtungen dabei, den Einstieg für neue Zeitarbeitskräfte strukturiert vorzubereiten. Sie sorgt dafür, dass wichtige Punkte wie Zugänge, Arbeitsabläufe oder Ansprechpartner nicht vergessen werden und neue Mitarbeitende sich schneller orientieren können.
Pflegekräfte können sich vor dem Einsatz über die Station informieren, offene Fragen frühzeitig klären und sich aktiv im Team vorstellen. Eine offene Kommunikation hilft dabei, Vertrauen aufzubauen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.