Onboarding in der Zeitarbeit: So gelingt die Einarbeitung von Pflegefachkräften

Die erste Schicht im neuen Haus, ein unbekanntes Team, andere Abläufe – für viele unserer Pflegekräfte ist der Start im Einsatz zunächst ein Sprung ins kalte Wasser.

Gerade beim Onboarding in der Zeitarbeit bleibt oft nur wenig Zeit für eine strukturierte Einarbeitung.

Eine gute Einarbeitung in der Pflege hilft dabei, Fehler zu vermeiden, Stress zu reduzieren und Pflegefachkräfte schneller arbeitsfähig zu machen.

Studien zeigen zudem, dass strukturierte Einarbeitungsprogramme die Anpassung neuer Pflegekräfte verbessern und die Patientensicherheit erhöhen (Muñoz et al., 2025).

In diesem Artikel zeigen wir:

warum ein strukturiertes Onboarding für Zeitarbeitskräfte in der Pflege so wichtig ist
welche organisatorischen Punkte Einrichtungen vor dem ersten Dienst klären sollten
und wie Pflegekräfte selbst zu einem gelungenen Start im neuen Team beitragen können.

Warum gutes Onboarding bei Zeitarbeitskräften besonders wichtig ist

Der Pflegealltag ist komplex und stark reguliert. Dokumentationspflichten, Medikamentenprozesse, technische Systeme und interne Abläufe unterscheiden sich von Einrichtung zu Einrichtung. Neue Mitarbeitende müssen ein schnelles Verständnis mitbringen, um sicher arbeiten zu können.

Während festangestellte Pflegekräfte häufig mehrere Tage oder Wochen Einarbeitung erhalten, müssen Zeitarbeitskräfte oft bereits nach kurzer Zeit einsatzbereit sein.

Ohne eine klare Einweisung kann das zu verschiedenen Problemen führen:

Unsicherheit bei der Dokumentation oder Medikamentengabe
Zeitverlust durch fehlende Zugänge oder Informationen
Missverständnisse im Team
Zusätzliche Belastung für Stammmitarbeitende

Ein strukturiertes Onboarding hilft dagegen, Zeitarbeitskräfte schneller zu integrieren und typische Startschwierigkeiten zu vermeiden. Gleichzeitig stärkt es die Zusammenarbeit im Team und sorg dafür, dass neue Kolleg:innen ihre Erfahrungen möglichst schnell einbringen können. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wird eine gute Integration neuer Mitarbeitender immer wichtiger, auch bei temporären Einsätzen.

Vorbereitung durch die Einrichtung: Das sollte bereitstehen:

Damit Zeitarbeitskräfte schnell arbeitsfähig sind und das Team effektiv unterstützen können, sollten Einrichtungen den ersten Einsatz möglichst gut vorbereiten. Die wichtigsten organisatorischen Maßnahmen reichen schon, um Unsicherheiten zu vermeiden und den Einstieg deutlich zu erleichtern.

Die folgenden Punkte zeigen, was sich in der Praxis besonders bewährt hat.

1. Ansprechpartner:in festlegen

Neue Pflegekräfte brauchen eine klare Orientierung. Besonders am ersten Arbeitstag ist es wichtig zu wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können. Idealerweise wird eine feste Kontaktperson benannt, zum Beispiel:

die Schichtleitung
die Stationsleitung
eine erfahrene Pflegefachkraft auf der Station als Mentor:in in den ersten Wochen

Diese Person übernimmt eine kurze Einweisung, erklärt wichtige Abläufe und steht für Rückfragen zur Verfügung. Eine klare Ansprechperson verbessern die Qualität der Einarbeitung und erleichtern die Integration in das Team.

2. Wichtige Informationen vorbereiten

Die wichtigsten Informationen sollten leicht zugänglich sein.

Hilfreich sind zum Beispiel kurze Übersichten zu:

Stationsstruktur und Zuständigkeiten
Pflegekonzepten und Standards
Dokumentationsabläufen
Notfallnummern und wichtige Kontakten
Dienstwege und (interne) Kommunikationsregeln

Gesammelt in Stationsmappen oder in einem kurzen Einarbeitungsleitfaden können diese Informationen neuen Mitarbeitenden die Orientierung deutlich erleichtern.

3. Zugänge und Arbeitsmittel bereitstellen

Fehlende Zugänge kosten im Arbeitsalltag wertvolle Zeit. Deshalb sollten alle notwendigen Arbeitsmittel möglichst schon vor dem ersten Dienst vorbereitet werden.

Dazu gehören beispielsweise:

Schlüssel oder Transponder
Zugang zu den Softwares oder zum Dokumentationssystem
Telefonnummernlisten oder Diensttelefone
Informationen zu Umkleiden oder Spinden
Zugang zu Medikamentenräumen

4. Kurze Stationsführung einplanen

Auch eine kurze Orientierung auf der Station kann viel Unsicherheit vermeiden. Ein Rundgang durch die Station hilft neuen Pflegekräften, sich schneller zurechtzufinden. Dabei sollten wichtige Bereiche wie der Medikamentenraum, das Materiallager, der Notfallwagen, das Dienstzimmer sowie Pausenräume gezeigt werden. So wissen neue Mitarbeitende direkt, wo sie wichtige Materialien finden und wie die Station organisiert ist.

Die wichtigsten Schritte lassen sich gut in einer kompakten Onboarding-Checkliste zusammenfassen. Sie hilft Einrichtungen dabei, den Start für Zeitarbeitskräfte strukturiert vorzubereiten und sicherzustellen, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden.

Onboarding-Checkliste für Zeitarbeitskräfte in der Pflege

Organisation
✔ Ansprechperson benannt
✔ Dienstplan und Zuständigkeiten erklärt
✔ Stationsstruktur erläutert

Zugänge
✔ Zugang zum Dokumentationssystem eingerichtet
✔ Schlüssel oder Transponder bereitgestellt
✔ WLAN- oder Telefonzugang erklärt

Arbeitsabläufe
✔ Dokumentationsregeln erläutert
✔ Übergabestruktur erklärt
✔ Medikamentenprozesse vorgestellt

Orientierung
✔ kurze Stationsführung durchgeführt
✔ Materiallager gezeigt
✔ Notfallwege erklärt

Teamintegration
✔ kurze Vorstellung im Team
✔ Ansprechperson für Rückfragen benannt
✔ Feedback nach der ersten Schicht eingeholt

Tipps für Zeitarbeitskräfte: So gelingt der Start im neuen Einsatz

Auch Pflegekräfte selbst können viel dazu beitragen, den Einstieg in ein neues Team zu erleichtern. Mit ein paar einfachen Maßnahmen lassen sich Unsicherheiten reduzieren und die Zusammenarbeit von Anfang an positiv gestalten.

1. Informieren Sie sich rechtzeitig

Vor dem ersten Einsatz lohnt es sich, einige wichtige Fragen zu klären. Dazu gehören zum Beispiel:

Fachbereich der Station
Verwendetes Dokumentationssystem
Dienstzeiten und Übergabestruktur
Ansprechpersonen vor Ort

So fällt es leichter, sich am ersten Arbeitstag schneller zu orientieren.

2. Offene Fragen direkt ansprechen

Niemand erwartet, das Sie direkt am ersten Tag alle Abläufe kennen.

Gerade am Anfang ist es völlig in Ordnung, Fragen zu stellen. Hilfreich können zum Beispiel folgende Fragen sein:

Wie läuft die Dokumentation auf dieser Station?
Wo finde ich wichtige Medikamente oder Materialien?
Gibt es besondere Abläufe oder Regeln im Team?

Eine offene Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und sorgt für mehr Sicherheit im Arbeitsalltag aber auch für die Patienten.

3. Eigene Erfahrungen einbringen

Zeitarbeitskräfte bringen durch ihre Arbeit in unterschiedlichen Einrichtungen vielfältige Erfahrungen und Perspektiven mit, die auch für Teams vor Ort eine Bereicherung sein können.

Gleichzeitig ist es wichtig, zunächst die Abläufe der neuen Einrichtung kennenzulernen und sich in bestehende Strukturen einzufügen.

Fazit: Gute Vorbereitung spart Stress im Pflegealltag

Ein strukturierter Start ist entscheidend, damit Zeitarbeitskräfte schnell, sicher und eigenständig arbeiten können. Wenn Einrichtungen klare Ansprechpartner:innen, transparente Abläufe und eine kurze Orientierung bereitstellen, profitieren alles Beteiligen.

Pflegekräfte fühlen sich schneller im Team integriert, die Zusammenarbeit funktioniert reibungsloser und die Versorgung von Patient:innen bleibt auf einem hohen Niveau.

Ein gutes Onboarding ist daher kein zusätzlicher Aufwand, sondern eine Investition in einen stabilen und gut organisierten Pflegealltag.

Häufige Fragen (FAQ)

Warum ist ein Onboarding bei Zeitarbeitskräften so wichtig?

Auch bei kurzen Einsätzen müssen Pflegekräfte schnell verstehen, wie die Abläufe in einer Einrichtung funktionieren. Ein strukturiertes Onboarding hilft dabei, Fehler zu vermeiden, die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern und die Patientensicherheit zu gewährleisten.

Was sollten Einrichtungen für den ersten Arbeitstag vorbereiten?

Wichtige Punkte sind zum Beispiel eine feste Ansprechperson, Zugang zum Dokumentationssystem, Schlüssel oder Transponder, Informationen zu Abläufen sowie eine kurze Stationsführung. Eine kompakte Onboarding-Checkliste kann helfen, den Start für neue Mitarbeitende strukturiert vorzubereiten.

Wie hilft eine Onboarding-Checkliste bei der Einarbeitung?

Eine Checkliste unterstützt Einrichtungen dabei, den Einstieg für neue Zeitarbeitskräfte strukturiert vorzubereiten. Sie sorgt dafür, dass wichtige Punkte wie Zugänge, Arbeitsabläufe oder Ansprechpartner nicht vergessen werden und neue Mitarbeitende sich schneller orientieren können.

Wie können Zeitarbeitskräfte selbst zu einem guten Start beitragen?

Pflegekräfte können sich vor dem Einsatz über die Station informieren, offene Fragen frühzeitig klären und sich aktiv im Team vorstellen. Eine offene Kommunikation hilft dabei, Vertrauen aufzubauen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.